Betriebskostenverordnung 2026: diese Kosten sind umlagefähig
Betriebskosten lassen sich nur umlegen, wenn der Mietvertrag das ausdrücklich vereinbart und die Kosten unter eine der 17 Nummern des § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) fallen. Am Stand der Betriebskostenverordnung 2025 hat sich zum Abrechnungsjahr 2026 nichts geändert. Entscheidend ist die saubere Trennung gemischter Dienstleisterrechnungen.
- Positionen wie Dachrinnenreinigung sind nur umlagefähig, wenn sie einzeln im Mietvertrag stehen.
- Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind ausgeschlossen, auch versteckt in Hauswart- oder Wartungsrechnungen.
- Gemietete Rauchwarnmelder sind laut BGH-Urteil von 2022 nicht umlagefähig, ihre regelmäßige Wartung dagegen schon.
- Heizkosten werden zu 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt. CO₂-Kosten folgen einem 10-Stufen-Modell zwischen Vermieter und Mieter.
Die 17 Betriebskostenarten nach § 2 BetrKV: Was in welche Rechnung gehört
Der Katalog in § 2 BetrKV ist abschließend. Was sich keiner Nummer zuordnen lässt, bleibt beim Eigentümer. Die folgende Übersicht ist als Prüfraster gedacht, das Sie neben Versorger- und Dienstleisterrechnungen legen können.
| Nr. | Kostenart | Typische Rechnungsposition | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| 1 | Grundsteuer | Grundsteuerbescheid der Gemeinde | Laufende öffentliche Last des Grundstücks |
| 2 | Wasserversorgung | Wassergeld, Grundgebühr, Wasserzähler und Eichung, Wartung von Wassermengenreglern | Wartung ist hier ausdrücklich genannt |
| 3 | Entwässerung | Kanal- und Niederschlagswassergebühren, Betrieb einer Hebeanlage | Rohrreparaturen gehören nicht dazu |
| 4 | Heizung | Brennstoff, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Pflege, Prüfung durch eine Fachkraft, Reinigung, Verbrauchserfassung | Verteilung nach Heizkostenverordnung |
| 5 | Warmwasser | Wasserversorgung, Warmwasserbereitung, Wartung von Warmwassergeräten | Verteilung nach Heizkostenverordnung |
| 6 | Verbundene Heiz- und Warmwasseranlagen | Kombinierte Kosten aus Nr. 4 und 5 | Ein gemeinsamer Abrechnungskreis |
| 7 | Aufzug | Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Pflege, regelmäßige Prüfung, Wartung, Reinigung | Reparaturanteile aus Wartungsverträgen herausrechnen |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Straßenreinigungs- und Müllgebühren, beauftragte Reinigungsdienste | Nur laufende Kosten |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Treppenhaus- und Kellerreinigung, regelmäßige Schädlingsbekämpfung | Gemeinschaftsflächen, nicht Mieträume |
| 10 | Gartenpflege | Rasenschnitt, Heckenpflege, Erneuerung von Pflanzen, Spielplatzpflege | Neuanlage ist ausgeschlossen |
| 11 | Beleuchtung | Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller und Außenbeleuchtung | Leuchtmittelaustausch bei Defekt prüfen |
| 12 | Schornsteinreinigung | Kehr- und Messgebühren | Laufender Turnus |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Gebäudeversicherung, Glasversicherung, Gebäudehaftpflicht | Gebäudebezogene Policen |
| 14 | Hauswart | Vergütung und Sozialbeiträge des Hauswarts | Reparatur- und Verwaltungsanteile herausrechnen |
| 15 | Antennen- und Breitbandanlagen | Glasfaserbereitstellungsentgelt nach Nr. 15c | Kabel-TV seit 30.06.2024 nicht mehr umlagefähig |
| 16 | Wäschepflege | Strom, Wartung und Reinigung der Gemeinschaftswaschmaschine | Nur gemeinschaftliche Geräte |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | Wartung der Rauchwarnmelder, Dachrinnenreinigung, Prüfung der Blitzschutzanlage, Wartung der Lüftungsanlage | Einzelnennung im Mietvertrag nötig |
Nr. 17: eine Auffangklausel mit eigenen Regeln
Nr. 17 ist keine Generalöffnung. Sie erfasst nur laufend entstehende Kosten aus dem Eigentum am Gebäude, die nicht schon unter Nr. 1 bis 16 fallen. Zusätzlich verlangt das BGH-Urteil vom 07.04.2004: Jede einzelne Kostenart muss konkret im Mietvertrag benannt sein. Ein pauschaler Verweis auf „sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV“ genügt nicht.
Praxisregel: Prüfen Sie Ihre Vertragsmuster auf eine ausformulierte Liste der Nr.-17-Positionen. Fehlt eine Position dort, ist sie bei diesem Vertrag nicht umlagefähig, egal wie regelmäßig sie anfällt.
Was nie umlagefähig ist: Verwaltung, Instandhaltung, Rücklagen, Leerstand
§ 1 Abs. 2 BetrKV schließt ausdrücklich Verwaltungskosten und Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungskosten aus. Vier weitere ergeben sich daraus folgerichtig:
- Verwaltung, Aufsicht, Geschäftsführung und Jahresabschlussprüfung sind nicht umlagefähig.
- Beseitigung von Abnutzungs-, Alterungs- und Witterungsschäden zählt zur Instandhaltung und ist ausgeschlossen.
- Rücklagen für künftige Instandhaltung folgen deren Einordnung und sind nicht umlagefähig.
- Der Flächenanteil unvermieteter Einheiten bleibt beim Eigentümer und wird nicht auf Mieter verteilt.
In gemischten Rechnungen tauchen diese Anteile selten unter ihrem Namen auf. Typische Signalwörter sind „Störungsbeseitigung“, „Austausch“, „Ersatzteil“, „Notdienst“, „Vollwartung“ oder „Objektbetreuung“.
Am wirksamsten ist es, schon im Dienstleistervertrag eine getrennte Ausweisung zu fordern. Dann enthält jede Rechnung die Aufteilung automatisch, und Sie müssen sie nicht im Nachhinein schätzen.
Grauzonen in der Praxis: Wartung, Hauswart, Rauchwarnmelder und Co. richtig einordnen
Die meisten Streitfälle drehen sich um eine Frage: Dient die Leistung dazu, Mängel zu verhindern, oder dazu, sie zu beseitigen? Mit dieser Unterscheidung lassen sich die vier häufigsten Fallgruppen sicher zuordnen.
Wartung oder Reparatur
Wartung ist umlagefähig, wenn sie regelmäßig anfällt und Mängeln vorbeugt. Reparaturen sind es nie. Ausdrücklich im Katalog genannt ist die Wartung von Wassermengenreglern (Nr. 2), Heizungsanlage (Nr. 4), Warmwassergeräten (Nr. 5c), Aufzug (Nr. 7), Gemeinschaftsantenne (Nr. 15) und Waschmaschine (Nr. 16). Die Wartung weiterer technischer Einrichtungen läuft nur über Nr. 17, und hier ist die Rechtslage im Detail umstritten.
Enthält eine Rechnung beides und lässt sich die Aufteilung nicht ermitteln, müssen Sie den Wartungsanteil auf vernünftiger Grundlage schätzen. Vollwartungsverträge sind ein Sonderfall: Sie enthalten in der Regel Instandhaltungsanteile und sind daher nicht in voller Höhe umlagefähig. Wer neu ausschreibt, fährt mit einem reinen Wartungsvertrag und separat abgerechneten Reparaturen deutlich sicherer.
Hauswart mit Mischtätigkeit
Umlagefähig ist nur der Teil der Hauswartkosten, der keine Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparatur oder Verwaltung betrifft. So hat es der BGH am 20.02.2008 (VIII ZR 27/07) entschieden. Der Vermieter muss die Tätigkeiten nachvollziehbar aufschlüsseln. Kosten für einen Hausmeister-Notdienst sind nach weiterer BGH-Rechtsprechung nicht umlagefähig. Ein Tätigkeitsnachweis, der Reinigung, Kontrollgänge, Gartenarbeit, Kleinreparaturen und Verwaltungsaufgaben getrennt erfasst, ist deshalb die belastbarste Grundlage für die Abrechnung.
Rauchwarnmelder: Miete, Kauf oder Wartung
Bei Rauchwarnmeldern kommt es darauf an, wofür bezahlt wird. Die Miete gilt als verkappte Anschaffung (BGH, VIII ZR 379/20), die Wartung ist umlagefähig (BGH, VIII ZR 117/21).
| Situation | Einordnung |
|---|---|
| Rauchwarnmelder sind gemietet | Nicht umlagefähig, auch nicht über Nr. 17 |
| Rauchwarnmelder wurden gekauft | Kein Betriebskostenthema; Umlage nur über Modernisierungsmieterhöhung nach § 559 BGB (8 % der Kosten jährlich) |
| Regelmäßige Wartung und Prüfung | Umlagefähig über Nr. 17, sofern im Mietvertrag benannt |
| Miete und Wartung in einer Rechnung | Mietanteil herausrechnen, nur Wartung umlegen |
Dachrinne und Garten
Die Dachrinnenreinigung ist umlagefähig, wenn sie turnusmäßig erfolgt und im Mietvertrag einzeln benannt ist. Eine einmalige Reinigung oder das Beseitigen einer Verstopfung zählt dagegen zur Instandhaltung. Bei der Gartenpflege ist die laufende Pflege einschließlich der Erneuerung von Pflanzen umlagefähig, die Neuanlage oder größere Umgestaltung nicht. Zwei BGH-Entscheidungen helfen bei Rückfragen: Gartenpflege ist auch dann umlagefähig, wenn Mieter den Garten nicht betreten dürfen (VIII ZR 135/03). Auch das Fällen eines nicht mehr standsicheren Baums kann Gartenpflege sein (VIII ZR 107/20). Erledigt der Vermieter die Arbeiten selbst, sind nur die Materialkosten umlagefähig.
Umlageschlüssel: Wohnfläche, Verbrauch oder Personenzahl, und was ohne Vereinbarung gilt
Regelt der Mietvertrag keinen Schlüssel, gilt für nicht verbrauchsabhängige Betriebskosten die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Andere Maßstäbe wie Personenzahl oder Anzahl der Wohneinheiten sind zulässig, wenn sie vereinbart sind und zur Kostenart passen. Ob ein Schlüssel passt, hängt davon ab, wodurch die Kosten entstehen. Bei der Gartenpflege etwa verursachen einzelne Haushalte keine messbar unterschiedlichen Kosten, deshalb ist dort die Wohnfläche der sachgerechte Maßstab. Bei Wasser oder Müll liegt ein verbrauchs- oder verursachungsabhängiger Schlüssel näher.
Nachträglich ändern dürfen Sie den Schlüssel einseitig nur in eine Richtung: Für verbrauchs- oder verursachungsabhängige Kosten können Sie einen solchen Maßstab künftig per Erklärung in Textform vor Beginn eines Abrechnungszeitraums festlegen (§ 556a Abs. 2 BGB). Für jede andere Änderung brauchen Sie die Zustimmung der Mieter. In Portfolios mit vielen Vertragsgenerationen lohnt es sich daher, den vereinbarten Schlüssel je Vertrag als Stammdatum zu pflegen, statt je Objekt.
Heizkosten und CO₂-Kostenaufteilung: Sonderregeln nach HeizkostenV und CO₂KostAufG
Nach § 7 Abs. 1 und § 8 HeizkostenV gelten für Heizkosten Sonderregeln: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum. In unsanierten Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung und gedämmten Leitungen sind es zwingend 70 Prozent. Bei ungedämmten Leitungen greift ein fester Verbrauchsanteil von 50 Prozent. Wer gegen diese Vorgaben verstößt, riskiert eine Kürzung um 15 Prozent (§ 12 HeizkostenV). Seit 2021 ist die unterjährige Verbrauchsinformation eine regelmäßige Pflicht.
CO₂-Kostenaufteilung nach CO₂KostAufG: Seit dem 1. Januar 2023 teilt das CO₂KostAufG die CO₂-Kosten der Wärmeversorgung zwischen Vermieter und Mieter auf. Maßgeblich ist der jährliche CO₂-Ausstoß des Gebäudes in kg pro m² Wohnfläche, gerundet auf eine Nachkommastelle und mit der Heizkostenabrechnung ermittelt. Bei Nichtwohngebäuden gilt eine Aufteilung von 50 zu 50.
| Stufe | CO₂-Ausstoß (kg/m² und Jahr) | Anteil Mieter | Anteil Vermieter |
|---|---|---|---|
| 1 | unter 12 | 100 % | 0 % |
| 2 | 12 bis unter 17 | 90 % | 10 % |
| 3 | 17 bis unter 22 | 80 % | 20 % |
| 4 | 22 bis unter 27 | 70 % | 30 % |
| 5 | 27 bis unter 32 | 60 % | 40 % |
| 6 | 32 bis unter 37 | 50 % | 50 % |
| 7 | 37 bis unter 42 | 40 % | 60 % |
| 8 | 42 bis unter 47 | 30 % | 70 % |
| 9 | 47 bis unter 52 | 20 % | 80 % |
| 10 | ab 52 | 5 % | 95 % |
In der Heizkostenabrechnung müssen nach § 7 Abs. 3 CO₂KostAufG drei Angaben stehen: der Mieteranteil an den CO₂-Kosten, die Stufe des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen mit CO₂-Menge, CO₂-Preis, Emissionsfaktor und Energiegehalt. Halten Sie die zugrunde liegenden Daten und Nachweise zur Einstufung je Liegenschaft vor, damit die Stufe bei Rückfragen belegbar bleibt. Zuerst ermitteln Sie den Vermieteranteil und ziehen ihn von den gesamten CO₂-Kosten ab. Erst der verbleibende Mieteranteil wird nach dem vereinbarten Heizkostenschlüssel in Grund- und Verbrauchskosten verteilt.
Wirtschaftlich ist das Stufenmodell ein direkter Hebel: Jedes Kilogramm CO₂ weniger pro Quadratmeter kann das Gebäude in eine günstigere Stufe bringen und den Vermieteranteil senken. Eine automatisierte Heizungsoptimierung mit KUGU EOS setzt genau hier an. Das Energie-Optimierungssystem steuert bestehende Heizanlagen bedarfsgerecht und optimiert die Energiebereitstellung kontinuierlich.
Rechtsstand 2026: Was seit der Betriebskostenverordnung 2025 gilt
Eine eigene Novelle für 2025 oder 2026 gibt es nicht. Wer 2026 abrechnet, arbeitet mit der BetrKV vom 25. November 2003 in ihrer aktuellen Fassung; darauf sowie auf die zitierten Paragrafen der HeizkostenV und des CO₂KostAufG bezieht sich dieser Artikel. Die Grundsteuerreform ändert daran nichts: Seit dem 1. Januar 2025 gelten zwar neue Grundsteuerwerte, sie wirken aber nur auf die Höhe der Nr. 1, nicht auf deren Umlagefähigkeit.
Die spürbarste Folge für die Praxis betrifft Nr. 15. Mit dem Telekommunikationsmodernisierungsgesetz entfiel das sogenannte Nebenkostenprivileg: Seit dem 30. Juni 2024 dürfen Kabel-TV und Gemeinschaftsantenne (Nr. 15a und 15b a. F.) nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden. Für Anlagen ab dem 1. Dezember 2021 galt das ohnehin schon. An ihre Stelle tritt das zeitlich und betraglich begrenzte Glasfaserbereitstellungsentgelt nach Nr. 15c.
Formale Pflichten, Fristen und Mietvertrag: Worauf die Abrechnung sonst noch ankommt
Umlegen dürfen Sie Betriebskosten nur, wenn der Mietvertrag es ausdrücklich vereinbart. Ohne Vereinbarung sind sie mit der Miete abgegolten. Bei einer Pauschale entfällt die Abrechnung. Vorauszahlungen müssen angemessen sein und jährlich abgerechnet werden.
Formal braucht jede Abrechnung vier Bestandteile: die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Für den Ablauf gelten diese Fristen:
- Abrechnungszeitraum: höchstens 12 Monate.
- Abrechnung fällig: spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
- Einwendungen: Der Mieter muss sie innerhalb von 12 Monaten nach Zugang erheben.
- Belegeinsicht: Dem Mieter ist sie auf Verlangen in angemessener Zeit zu gewähren. Nachzahlungen kann er bis dahin zurückhalten.
Bei Gewerbemietverhältnissen gilt die BetrKV nicht unmittelbar. Die Parteien können freier vereinbaren, solange die Klausel transparent ist, und die Ausschlussfrist für Nachforderungen aus § 556 Abs. 3 BGB greift dort nicht.
Vom Einzelfall zur Portfolio-Prüfung: Systematik und digitale Unterstützung für viele Einheiten
Jede Position lässt sich mit vier Prüffragen entscheiden, in genau dieser Reihenfolge:
- Deckt der Mietvertrag die Umlage dieser Kostenart?
- Fällt sie unter Nr. 1 bis 16 oder nur unter Nr. 17, und ist sie dann im Vertrag einzeln benannt?
- Entsteht sie laufend und regelmäßig oder einmalig?
- Steckt Instandhaltung, Verwaltung oder Anschaffung darin, die herausgerechnet werden muss?
Fällt eine Frage negativ aus, ist die Position nicht umlagefähig oder muss aufgeteilt werden.
Im Portfolio verschiebt sich das Risiko: Ein einzelner Fehler tritt nicht einzeln auf. Wird eine Vollwartungsrechnung ungeteilt umgelegt, steckt derselbe Fehler in jeder Abrechnung des Abrechnungskreises. Der Schaden vervielfacht sich mit jeder betroffenen Einheit.
Die häufigsten Ursachen sind ungeteilte Mischrechnungen, Nr.-17-Positionen in Verträgen, die sie nicht nennen, und Umlageschlüssel, die im System je Objekt statt je Vertrag hinterlegt sind.
Wer das für viele Einheiten systematisch lösen will, legt die Prüffragen und Vertragsdaten in einem digitalen Abrechnungsprozess ab, statt sie jedes Jahr manuell abzuarbeiten. Dafür ist die KUGU Submetering Suite gedacht: Sie bietet digitale Heiz- und Betriebskostenabrechnung mit automatisiertem uVI-Versand und zentraler Datenverwaltung. Herzstück ist KUGU AbSys, das Abrechnungssystem der KUGU Messdienstplattform. Es bindet Außendienst-, Geräte- und Ablesedaten digital in den Abrechnungsprozess ein, sodass die Erstellung und Bereitstellung der unterjährigen Verbrauchsinformation Teil eines Standardprozesses wird. Über Portal 2.0 stimmen sich Verwaltung, Messdienst und Eigentümer transparenter ab.
Der nächste Blick gehört den Dienstleisterverträgen
Die meisten Abrechnungsfehler entstehen nicht, weil jemand die 17 Nummern nicht kennt. Sie entstehen in den Rechnungen der Dienstleister, die Wartung, Reparatur, Verwaltung und Miete in einer Position bündeln. Prüfen Sie deshalb vor der nächsten Abrechnungssaison Ihre Wartungs-, Hauswart- und Rauchwarnmelderverträge auf genau diese Vermischung und vereinbaren Sie eine getrennte Ausweisung. Dann wird die Einordnung jeder Position zur Routine. Hinterlegen Sie die getrennten Kostenarten und die vertraglich vereinbarten Schlüssel anschließend in Ihrem Abrechnungssystem, etwa in der digitalen Abrechnung der KUGU Submetering Suite, damit die Prüfung für jede Einheit gleich abläuft.
Wissenswert: Eine sauber getrennte Rechnung schützt die Abrechnung, und eine geringere CO₂-Stufe senkt den Vermieteranteil. Transparenz im Betrieb rechnet sich auf beiden Seiten.
Häufige Fragen zur Betriebskostenverordnung
Darf ich Kosten für eine gemeinschaftliche Sauna oder einen Fitnessraum umlegen?
Ja, die Betriebskosten gemeinschaftlicher Einrichtungen wie Sauna, Schwimmbad oder Fitnessraum lassen sich über Nr. 17 umlegen. Voraussetzung ist, dass die Einrichtung im Mietvertrag konkret benannt ist. Anschaffung und Reparaturen bleiben ausgeschlossen.
Wie korrigiere ich eine früher falsch umgelegte Position?
Indem Sie den zu viel abgerechneten Betrag erstatten; zugunsten des Mieters geht das jederzeit. Nachforderungen zu Ihren Gunsten sind dagegen nur innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist möglich. Hat der Mieter nicht fristgerecht widersprochen, ist er mit Einwendungen gegen die alte Abrechnung grundsätzlich ausgeschlossen.
Welche Versicherungen sind trotz Nr. 13 nicht umlagefähig?
Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung fallen nicht unter Nr. 13, weil sie dem Interesse des Vermieters dienen. Umlagefähig bleiben Gebäude-, Haftpflicht- und Elementarversicherung, also Policen, die das Gebäude und seinen Betrieb absichern.
Wird eine Kostenart umlagefähig, wenn Mieter sie jahrelang ohne Widerspruch zahlen?
Selten. Allein die widerspruchslose Zahlung begründet nach der BGH-Rechtsprechung grundsätzlich keine stillschweigende Vertragsänderung. Sicher ist nur eine ausdrückliche Vereinbarung, im Zweifel als Nachtrag zum Mietvertrag.
Wie wirkt sich ein fehlender CO₂-Ausweis auf die Zahlung des Mieters aus?
Der Mieter darf seinen Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen, wenn die Pflichtangaben nach § 7 Abs. 3 CO₂KostAufG fehlen. Bei großen Beständen summiert sich das schnell, eine vollständige Standardvorlage verhindert es.
Wo unterscheiden sich Alt- und Neubau bei der Umlage?
Nur bei den Heizkosten, denn der Katalog des § 2 BetrKV gilt unabhängig vom Baujahr: Bestimmte unsanierte Altbauten müssen zu 70 % nach Verbrauch abrechnen, und die Effizienz des Gebäudes bestimmt die CO₂-Stufe.
