Submetering-Software: Verbrauch digital erfassen und abrechnen

Submetering-Software digitalisiert die komplette Kette von der Verbrauchserfassung bis zur Heiz- und Betriebskostenabrechnung, indem sie Zählerdaten fernausliest, automatisiert prüft und direkt gegenüber Nutzern abrechnet. Für Messdienstleister und Wohnungsunternehmen macht das aus verstreuten Ablesetouren und isolierten Insellösungen einen durchgehenden digitalen Prozess.

Der Zeitplan dafür ist inzwischen klar gesteckt: Bis Ende 2026 müssen alle Bestandszähler auf Fernablesung umgerüstet sein, ab 2027 gilt die monatliche unterjährige Verbrauchsinformation (uVI) flächendeckend. Und genau dann merken Sie im Alltag, ob eine Software wirklich hilft oder am Ende nur zusätzliche Arbeit macht.

Drei Fragen entscheiden dabei, ob sich eine Lösung im Alltag von Verwaltern und Messdienstleistern wirklich bewährt:

Was leistet eine Submetering-Software für Messdienstleister und Verwalter konkret?

Eine Submetering-Software bündelt den gesamten Weg vom Zählerstand bis zur fertigen Abrechnung in einer digitalen Plattform. Früher liefen Ablesekarten, eine eigene Turnussoftware und ein separates Abrechnungsprogramm nebeneinander her. Heute laufen Erfassung, Prüfung und Abrechnung in einem System zusammen.

Die fünf Punkte greifen ineinander. Sind die erfassten Daten schon schlecht, rechnen Sie mit der besten Abrechnungslogik trotzdem falsche Werte, und ohne Portal müssen Sie die uVI jeden Monat von Hand verschicken. Wer den Weg vom klassischen Energieunternehmen zum digitalen Messdienstleister nachvollzieht, sieht schnell, dass es beim Submetering längst um mehr geht als das reine Ablesen von Zählern.

uVI kurz erklärt: Die unterjährige Verbrauchsinformation ist die monatliche Mitteilung über Heiz- und Warmwasserverbrauch, die Vermieter und Verwaltungen laut §6a HeizkostenV bereitstellen müssen, sobald fernablesbare Zähler installiert sind.

Warum wird die Heizkostenverordnung 2026 zum Stichtag für Submetering-Software?

Die novellierte Heizkostenverordnung schreibt seit dem 1. Dezember 2021 vor, dass bei Neuinstallation oder turnusmäßigem Austausch nur noch fernablesbare Messgeräte verbaut werden dürfen, und seit Januar 2022 die monatliche uVI-Pflicht gilt. Für Bestandsgeräte ohne Fernablesung endet die Übergangsfrist am 31. Dezember 2026, danach greift die Pflicht flächendeckend.

Neu eingebaute fernablesbare Geräte müssen zusätzlich interoperabel und an ein Smart-Meter-Gateway anbindbar sein. Ältere fernablesbare Zähler ohne diese Eigenschaft dürfen laut Kreiter Immobilien noch bis Ende 2031 nachgerüstet werden, immerhin bleibt Verwaltern bei diesem Punkt etwas mehr Luft.

Eine VDIV-Umfrage unter mehr als 300 Verwaltungen zeigt als Momentaufnahme, dass knapp zwei Jahre vor Fristablauf bereits 58 Prozent der Eigentümergemeinschaften und 61 Prozent der Mietobjekte mit fernauslesbaren Geräten ausgestattet waren. Die Technik ist also in weiten Teilen des Bestands schon vorhanden, die Frage ist eher, ob die Software dahinter die monatliche uVI auch automatisiert ausspielt.

Kürzungsrecht bis 21 Prozent: Bei Verstößen gegen die Fernablese- oder uVI-Pflicht dürfen Nutzer ihren Kostenanteil kürzen. Laut Broschke Hausverwaltung summieren sich die Kürzungsrechte bei mehreren gleichzeitigen Pflichtverstößen auf bis zu 21 Prozent der Heizkosten.

Welche Probleme löst digitale Verbrauchserfassung für Messdienstleister und Wohnungsunternehmen?

Es hakt selten bei der einzelnen Ablesung. Ärger gibt es meistens dort, wo die Systeme aneinander andocken sollen: Verbrauchsdaten und Stammdaten liegen häufig in getrennten Programmen, die Abrechnungslogik läuft obendrein oft in einem dritten System, und jede Schnittstelle dazwischen kostet Zeit.

Der VDIV bringt das Marktbild gut auf den Punkt: Messdienstleister haben zahlreiche Produkte für die neuen HKVO-Standards entwickelt, dabei handelt es sich aber überwiegend um proprietäre Insellösungen, bei denen Kunden die Übersicht verlieren. Wer als Verwalter mit mehreren Messdienstleistern gleichzeitig arbeitet, jongliert am Ende mit mehreren Portalen und Datenformaten für ein und dieselbe Aufgabe.

Der GdW benennt in seinem Positionspapier zur Digitalisierung der Wohnungswirtschaft einen weiteren Punkt: Steigende Anforderungen an kosteneffizientes Bewirtschaften und wachsende gesetzliche Vorgaben machen digitale Lösungen praktisch unumgänglich, verschärft durch den Fachkräftemangel in der Branche. Klare politische und rechtliche Rahmenbedingungen dafür fehlen laut GdW bislang. Und immer wenn Verbrauchswerte von Hand übertragen oder nachträglich korrigiert werden, schleichen sich Abrechnungsfehler ein. Die landen am Ende beim Mieter und dann als Widerspruch wieder auf Ihrem Tisch.

Und dann ist da noch die Skalierung: Deutschland zählte Ende 2025 rund 44 Millionen Wohnungen, davon 23,6 Millionen in etwa 3,5 Millionen Mehrfamilienhäusern, laut Destatis dem primären Zielsegment für Submetering. Ein Portfolio wächst meist schneller, als Verwalter Leute fürs Abrechnungsteam einstellen können. Und genau bei diesem Tempo muss die Software mithalten.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer Submetering-Software achten?

Damit eine Software den Alltag wirklich leichter macht, sollten Sie auf vier Dinge achten:

Besonders die uVI ist ein guter Praxistest für Integrationsfähigkeit: Eine Software, die Verbrauchsdaten nur einmal jährlich für die Abrechnung verarbeitet, muss für die monatliche Pflichtinformation zusätzliche Prozesse aufbauen. Läuft die uVI dagegen aus derselben Datenpipeline wie die Jahresabrechnung, entsteht kein doppelter Aufwand.

Wie setzen KUGU AbSys und Portal 2.0 diese Anforderungen um?

Die KUGU Messdienstplattform mit AbSys (Abrechnungssystem) rechnet jährlich die Heiz- und Betriebskosten von mehr als 500.000 Nutzeinheiten automatisiert ab und deckt damit die Skalierungsfrage bereits im laufenden Betrieb ab. AbSys verbindet automatisierte Verbrauchserfassung, Datenmanagement und Abrechnungslogik direkt in einer Plattform, ohne die verstreuten Insellösungen, die im Markt sonst häufig vorkommen.

Im Oktober 2025 hat KUGU das neue Nutzerportal 2.0 eingeführt, gemeinsam mit einer klareren Produktstruktur aus Energy Suite und Submetering Suite. Über das Portal sehen Mieter und Eigentümer ihre Verbrauchsdaten und die monatliche uVI direkt online ein, Verwalter behalten dabei den Überblick über alle Einheiten gleichzeitig, ohne die Werte manuell zusammenstellen und verschicken zu müssen.

Auf dem AbSys Anwendertag im Rahmen der KUGU Days 2026 hat KUGU im Juni 2026 eine neue Middleware vorgestellt, die AbSys enger mit Portal 2.0, der Datenpipeline und externen Schnittstellen verbindet. Für die kommenden Monate hat das Unternehmen laut 50komma2 zusätzlich KI-Agenten für Abrechnungsprozesse angekündigt, die diese Automatisierung weiter vertiefen sollen.

Technisch bindet AbSys ERP-Systeme wie Aareon und SAP sowie DATEV und casavi über offene Schnittstellen an. Auf der Messtechnikseite arbeitet die Plattform herstellerunabhängig mit Sensorik verschiedener Anbieter und gängigen Funknetzwerken zusammen.

Wer die technischen Standards dahinter im Detail nachlesen möchte, findet in KUGUs digitaler Wissensdatenbank zum Thema Submetering weiterführende Dokumentation zu Schnittstellen und Datenformaten. Im smartOPTIMO-Netzwerk unterstützt KUGU zudem seit mehr als zwei Jahren Stadtwerke beim Aufbau automatisierter Submetering-Prozesse. Die Hertener Stadtwerke und der Versorger medl haben so gemeinsame Pilotprojekte in den Rollout überführt, wie auch der Beitrag darüber zeigt, wie KUGU Stadtwerke als Partner im Bereich Submetering überzeugt.

Klare Aufgabenteilung bei KUGU: Die KUGU Messdienstplattform mit AbSys automatisiert Verbrauchserfassung und Abrechnung. Für Optimierung und Transparenz im Heizungsbetrieb steht die KUGU Energieplattform mit EOS (Energie-Optimierungssystem) und VIS (Visuelles-Informationssystem) bereit. Beide Systeme lassen sich unabhängig voneinander einsetzen und decken unterschiedliche Aufgaben ab.

Wie gelingt der Einstieg in KUGU AbSys in der Praxis?

Der Einstieg in KUGU AbSys folgt einem festen Ablauf aus vier Schritten, von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb.

Für Messdienstleister und Wohnungsunternehmen, die den Funktionsumfang vorab prüfen möchten, bietet KUGU eine Live-Demo der Messdienstplattform an. Anhand des eigenen Portfolios zeigt sich darin schnell, welche Schnittstellen bereits vorhanden sind und wo Sie Zähler bis Ende 2026 noch nachrüsten müssen.

Was der Stichtag 2027 für Ihre Softwareentscheidung bedeutet

Die Frist zum 31. Dezember 2026 bekommt fast jeder irgendwie hin. Die eigentliche Frage ist, ob die Software auch danach noch trägt, wenn das Portfolio wächst oder neue Vorgaben dazukommen. Eine Plattform, die uVI, Abrechnung und Schnittstellen aus einer Datenbasis bedient, hält diesem Wachstum stand.

Für Verwalter und Messdienstleister hat die Entscheidung für eine Submetering-Software selten nur mit Technik zu tun. Meistens entscheiden Verwalter damit auch, wie viel manuelle Arbeit in den kommenden Jahren im Abrechnungsprozess verbleibt. Mit AbSys, Portal 2.0 und der neuen Middleware baut KUGU genau diese Automatisierungs- und Datenebene. Daran docken dann ERP-Systeme, Messtechnik und das Nutzerportal an.

Wollen Sie wissen, was das für Ihre eigenen Systeme heißt? Dann schauen Sie zuerst, welche Schnittstellen Sie bereits haben, und vereinbaren Sie danach eine Live-Demo der KUGU Messdienstplattform.

Häufige Fragen zu Submetering-Software

Ist Fernablesetechnik für alle Bestandsgebäude bis 2026 verpflichtend?

Ja, alle noch nicht fernablesbaren Bestandsgeräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die monatliche unterjährige Verbrauchsinformation dann flächendeckend. Bereits fernablesbare Geräte ohne Interoperabilität dürfen dagegen noch bis Ende 2031 nachgerüstet werden.

Wie unterscheiden sich KUGU AbSys und die KUGU Energieplattform mit EOS und VIS?

AbSys ist Teil der KUGU Messdienstplattform und automatisiert Verbrauchserfassung sowie Heiz- und Betriebskostenabrechnung. Die KUGU Energieplattform mit EOS und VIS optimiert dagegen den laufenden Heizungsbetrieb und schafft Transparenz über Anlagendaten. Beide Systeme lassen sich unabhängig voneinander nutzen.

Was passiert, wenn die monatliche uVI nicht bereitgestellt wird?

Bis zu 21 Prozent des Kostenanteils dürfen Nutzer kürzen, wenn mehrere Pflichtverstöße zusammenkommen, etwa fehlende Fernablesetechnik zusammen mit einer fehlenden monatlichen Information. Schon ein einzelner Verstoß gegen die uVI-Pflicht berechtigt zu einer Kürzung.

Lassen sich bestehende ERP- und Abrechnungssysteme mit AbSys weiterverwenden?

Ja, in der Regel laufen bestehende Systeme weiter. AbSys bindet gängige ERP-Systeme wie Aareon und SAP über offene Schnittstellen an, dazu DATEV und casavi. Über den ARGE/BVED-Standard klappt zusätzlich der Datenträgeraustausch mit herstellerunabhängiger Messtechnik.

Ab welcher Portfoliogröße lohnt sich der Umstieg auf eine Submetering-Software?

Sobald ein Portfolio über mehrere Liegenschaften verteilt ist und manuelle Ablesetouren oder Insellösungen den Verwaltungsaufwand spürbar erhöhen, zahlt sich eine zentrale Plattform aus. KUGU AbSys rechnet bereits heute jährlich mehr als 500.000 Nutzeinheiten automatisiert ab, was zeigt, dass sich der Ansatz auch über sehr große Bestände skalieren lässt.