Cut Multifamily Building Energy Use: Retrofit or Operations?

For many existing portfolios, digital operational optimization is the faster and more cost-effective first move: it cuts consumption by 10 to 20% without touching the building fabric. Renovation remains the right path wherever the building envelope, the heat generator or the Building Energy Act force structural intervention.

Anyone looking to reduce energy consumption in an apartment building is making that call under real pressure right now. In 2026, the carbon price sits within a statutory corridor of 55 to 65 € per certificate, and in especially emission-heavy residential buildings the landlord side carries up to 95% of those costs through the tiered model. At the same time, plenty of boiler rooms simply run as a black box, with flow temperatures set too high and heating curves configured wrong. And renovation costs vary so widely across current studies that, without solid operational data, capital easily gets committed in the wrong order.

Renovation or operational optimization in an apartment building?

For most existing buildings, operational optimization is the most economical place to start. It delivers measurable savings without heavy capital outlay, and at the same time builds the data foundation for later investment. What makes this interesting: the saving potential of 10 to 20% through digital heating optimization has long been documented, yet the tool is still in place in just over 4% of apartment buildings. A direct comparison of the decision criteria shows what actually matters.

The economic conclusion is clear: a low-impact, measurable operational layer can come before heavy investment and make it more precise. When you first understand how the plant actually runs, you avoid tying up capital in oversized technology, and you sidestep the wide cost ranges that current modernization analyses show. That eases the budget immediately and sharpens every later investment decision.

None of this devalues the building envelope. Digital optimization moves the point at which building work becomes unavoidable, but it does not remove that point. If consumption stays high after optimization because the roof, the windows or the heat generator are eating into the substance, renovation remains the structural lever. Operational optimization makes clear which buildings that applies to.

When does operational optimization come before renovation?

Operational optimization is the immediate first move when the state of the plant is unknown and consumption figures run high or swing sharply. In the existing stock, this is precisely the norm: unvalidated heating curves, conspicuously high flow temperatures and excessive heat-up cycling are among the most common causes of excess consumption in residential buildings.

Four further triggers argue for an immediate start with data and control. If there is no current proof of hydraulic balancing, heat distribution and control are flying blind. If operating costs and carbon costs need to come down in the short term, optimization takes effect right away rather than years later. And once a portfolio rollout takes priority over the deep renovation of a single property, the digital route scales far faster across many buildings.

Worth knowing: Monitoring is more than a warm-up act for renovation. Even after a boiler replacement, operational management stays decisive, because a new system set up incorrectly wastes just as much energy as an old one.

The line is drawn where structural decisions are due anyway. When a new heating system goes in, the requirement from § 71 GEG applies, under which at least 65% of the heat must come from renewable energy or unavoidable waste heat. If the heat distribution is not suited to low temperatures, a poor efficiency class drags down the asset value, or there is mold and structural damage, then optimization takes second place behind renovation. The real benefit of this sorting: a technical or asset management lead can rank buildings by depth of intervention, instead of hoping that software solves every structural problem.

Which sequence reliably reduces energy consumption?

A reliable sequence runs from knowledge to investment: first create transparency, then stabilize plant operation, then capture savings potential, and finally direct the renovation capital deliberately. This runs across an entire portfolio and delivers a concrete decision benefit at every stage.

In practice, this chain can be mapped digitally. Our KUGU VIS (Visuelles-Informationssystem) creates the transparency layer with real-time data on meter readings, temperatures, COP, efficiency ratio and each generator's energy contribution. The integrated system diagnosis assesses plants against more than 20 criteria and derives recommendations for action from them. For control, our KUGU EOS (Energie-Optimierungssystem) builds on the existing infrastructure, works independently of manufacturers, and delivers an average of more than 20% savings with at least 12% guaranteed compared with conventional operation.

The real appeal of this sequence lies in scaling. Because optimization builds on existing gateways and interfaces, it can be rolled out quickly across many properties, as the approach of data-driven operational management in existing buildings shows. That is how you build the data basis that turns a collection of gut feelings into a prioritized investment list.

Which data prevents wrong investments in existing buildings?

Before capital is committed, every decision in an existing building needs a concrete data basis. Without these values, there is no telling whether a building has an operational problem or a structural one. And this is exactly where the most expensive mistakes happen.

Two false assumptions regularly cost money here. The first: that a renovation sorts out operation automatically. In reality, even a new heat pump calls for an operational check, and without monitoring, optimization potential stays hidden. The second judges measures on a purely technical basis, by kWh potential alone. A decision only becomes sound once CAPEX and OPEX, apportionability, carbon cost impact, tenant comfort, data quality and portfolio scalability are assessed together. Just how widely the cost side alone spreads is shown by the energy-related additional costs of around 110 to 370 € per square meter, which diverge sharply depending on the efficiency-house level. That this data obligation can also be managed on the regulatory side is shown by the route via a digitally captured boiler room.

Operational data makes renovation more accurate

Short-term saving and the long-term rebuilding of the stock do not stand in each other's way, they build on one another. The quick drop in consumption through optimization buys time and delivers the facts that make the heavy investment accurate. For decision-makers, the concrete next step is therefore this: first establish measurability and operational transparency across the portfolio, and only then rank the capital measures.

Our KUGU Energieplattform is one of the practical digital routes there, because it makes plant data visible and controllable. It is not the only route, but it makes the sequence of data, operation and investment operationally workable.

Frequently asked questions (FAQ)

How much energy does digital heating optimization save in an apartment building?

According to dena/KEDi, digital heating optimization can save 10 to 20% of energy, and this counts as an independent market anchor. Provider-specific figures are sometimes higher: for EOS, KUGU cites an average of more than 20% with at least 12% guaranteed heating energy savings. That manufacturer figure is a product-specific value, not a market average.

Which consumption data does a housing company need before renovating?

The essentials are weather-adjusted prior-year consumption, meter readings, temperature and operating values, control parameters, along with efficiency ratio, COP and each generator's energy contribution. This data forms the baseline, uncovers malfunctions, stabilizes operation and makes savings measurable. Only on this basis can the investment budget be prioritized reliably rather than distributed by gut feeling.

Is hydraulic balancing mandatory in apartment buildings?

Yes. When a water-based heating system is commissioned in buildings with at least six apartments or usage units, § 60c GEG requires hydraulic balancing. It counts economically too: a skewed heat distribution distorts both ongoing optimization and later investment decisions, and quickly leads to wrongly sized technology.

When is renovation necessary despite operational optimization?

Renovation is necessary when the building envelope causes persistently high heating loads, the heating technology is due for replacement, or the 65% renewable heat requirement applies to a new installation. A lack of low-temperature capability, issues with mold, comfort or structural damage, and a poor efficiency class that weighs on the asset value likewise make structural measures unavoidable.

Are heating monitoring costs apportionable?

Under certain conditions, yes: a KEDi legal opinion regards digital monitoring as an ongoing service with regular payments and considers it apportionable in principle. Whether apportionment holds depends on the service character, the regular recurrence of costs, the basis in the tenancy agreement, the classification within the operating cost categories and economic viability. These points should be checked individually beforehand.

4DE

Heizungsoptimierung im Bestand ist auch ohne große Sanierung realistisch. Schon an Betriebsparametern, Regelung und hydraulischem Abgleich lässt sich im bewohnten Gebäude ansetzen, und marktübliche Werte zeigen 10 bis 20 Prozent Einsparpotenzial, abhängig vom Anlagenzustand und ohne pauschale Garantie für jedes Objekt.

Für Wohnungsunternehmen ist das vor allem eine Frage der Skalierung. Mehrfamilienhäuser stellen nur 18 Prozent der Gebäude, aber rund 55 Prozent aller Wohneinheiten, und im Wohnungsbestand heizen die meisten noch fossil: 56,1 Prozent mit Gas, 17,3 Prozent mit Heizöl. Gleichzeitig verlangt das Gebäudeenergiegesetz (GEG) für ältere wasserführende Anlagen in größeren Gebäuden eine systematische Prüfung und Optimierung. Wer viele Anlagen betreibt, braucht deshalb Maßnahmen, die sich im laufenden Betrieb und wiederholbar ausrollen lassen. Einzelne Musterprojekte im Heizkeller helfen hier schlicht nicht weiter.

Bevor Sie Budgets und Prioritäten festlegen, lohnt ein Blick auf die Spannbreite zwischen schnellem Effizienzgewinn und echtem Investitionsbedarf:

Welche Heizungsoptimierung wirkt im Bestand schnell?

Am schnellsten wirken die Hebel mit geringer Eingriffstiefe: Betriebsparameter und digitale Transparenz lassen sich im bewohnten Gebäude ohne Strangsanierung und ohne Heizungstausch anpacken. Trennen Sie diese vier Ebenen sauber, denn sie unterscheiden sich stark in Aufwand, Wirkung und Nachweisbarkeit. Sichtbarkeit allein senkt allerdings noch keinen Verbrauch. Messbar wird die Einsparung erst, wenn aus den Daten eine aktive Regelung oder eine bauliche Korrektur folgt.

Hebel mit geringer Eingriffstiefe

Betriebsparameter sind der günstigste Startpunkt. Eine falsch eingestellte Heizkurve oder eine überdimensionierte Pumpe verschwendet im Dauerbetrieb Energie, ohne dass es jemand bemerkt. Genau diese Eingriffe fördert die BAFA als Heizungsoptimierung, darunter hydraulischer Abgleich mit Heizkurveneinstellung, Pumpentausch, die Anpassung von Vorlauftemperatur und Pumpenleistung sowie MSR-Technik. Als zweite geringinvasive Ebene kommt die digitale Transparenz dazu: Ein digital ausgelesener Heizungskeller zeigt Überversorgung und Störungen, die auf dem Papier unsichtbar bleiben.

Automatisierung und investivere Eingriffe

Die automatisierte Regelung geht eine Stufe weiter und übersetzt das Monitoring in aktives Handeln. Systeme wie KUGU EOS (Energie-Optimierungssystem) rechnen im 15-Minuten-Takt und berechnen einen optimierten Betriebsplan für die nächsten 24 Stunden, auf Basis eines digitalen Gebäudemodells, des tatsächlichen Nutzungsverhaltens und der Wetterprognose. Der hydraulische Abgleich bleibt dabei die investivere, aber oft entscheidende Grundlage, weil er raumweise Heizlast, Heizflächen und Vorlauftemperatur ordnet. Wie schnell die digitale Anbindung geht, zeigt die Praxis: In Leipzig war die Sensorik in zwei Altbauten innerhalb eines Tages installiert. Regelungstechnik und Hydraulik gehören zusammen, denn eine kluge Fahrweise wirkt nur, wenn das Wasser im Netz überhaupt sauber verteilt ist.

Welche Daten fehlen Wohnungsunternehmen beim Heizungsmonitoring?

Die entscheidende Hürde liegt selten in der Technik im Heizkeller, sondern in fehlenden und uneinheitlichen Betriebsdaten. Ohne raumweise Heizlast, dokumentierte Einstellwerte und eine witterungsbereinigte Baseline lässt sich weder ein Optimierungspotenzial belegen noch ein Einsparerfolg nachweisen. Das GEG liefert mit seiner Dokumentationspflicht praktisch eine Checkliste dessen, was im Bestand oft schlicht nicht vorliegt.

Für belastbares Heizungsmonitoring braucht ein Portfolio vor allem sechs Datenkategorien, die kontinuierlich erfasst und zusammengeführt werden:

Laut KEDi kann digitales Monitoring gesetzliche Vorgaben erfüllen und Optimierungspotenziale kontinuierlich aufdecken. Im Markt ist es aber noch die Ausnahme. Die KEDi-Anbieterumfrage weist zum 30. Juni 2025 erst eine Abdeckung von 4,4 Prozent der Wohnungen in deutschen Mehrfamilienhäusern aus. Die eigentlichen Bremsen sind organisatorisch: uneinheitliche Datenquellen, fehlende Schnittstellen und Rollout-Prozesse über viele Liegenschaften. Wie sich digitalisierte Heizungssysteme im laufenden Betrieb anbinden lassen, entscheidet deshalb stärker über den Erfolg als die einzelne Sensorwahl. KUGU VIS (Visuelles-Informationssystem) bündelt diese Ebene, visualisiert Zählerstände, Temperatur- und Verbrauchswerte in Echtzeit und nutzt für die Anlagendiagnose mehr als 20 Kriterien. Diese Transparenzschicht der KUGU Energieplattform ist getrennt von der Abrechnung über die KUGU Messdienstplattform zu sehen.

Was kosten Abgleich und Automatisierung im Bestand?

Verlässliche Preise gibt es vor allem für den hydraulischen Abgleich, während digitale Optimierung öffentlich kaum standardisiert ist. Co2online nennt für ein durchschnittliches Einfamilienhaus 650 bis 1.250 Euro inklusive neuer Thermostatventile. Im Mehrfamilienhaus liegen die Kosten im Schnitt etwa drei- bis viermal höher. Diese Werte stammen aus Einfamilienhaus-Beispielen und taugen für Portfolios nur als Untergrenze.

Ein realistischeres Bild für größere Objekte liefert eine Untersuchung zu einem Mehrfamilienhaus mit 40 Wohneinheiten und 2.850 Quadratmetern: Der hydraulische Abgleich kostete dort 13.900 bis 16.900 Euro bei Wärmeeinsparungen von 28,5 bis 34,2 MWh im Jahr und Amortisationszeiten von rund 6,4 bis 10 Jahren. Die Verbrauchsrealität im Bestand ist dabei nüchtern: In dokumentierten Co2online-Beispielen sank der Verbrauch in einem 6-Wohneinheiten-Haus nur um rund 5,9 Prozent, in einem 12-Wohneinheiten-Haus um etwa 4,4 Prozent.

Für die digitale Ebene liegen belastbare öffentliche Preise pro Wohneinheit praktisch nicht vor, eine Pauschale wäre hier also unseriös. Als Orientierung dienen Anbieter- und Praxisangaben: KUGU nennt für EOS im Schnitt über 20 Prozent Einsparung und mindestens 12 Prozent vertraglich garantierte Heizenergieeinsparung, gebunden an einen stabilen Nutzungszustand und keine gravierenden hydraulischen Mängel. In Berlin-Rudow wurden 27 Prozent berichtet, in Leipzig 39 und 33 Prozent, in einem Berliner Portfolio-Piloten über zehn Gebäude rund 260.000 kWh und mehr als 18.000 Euro Energiekosten. Solche Zahlen sind Praxisbeispiele, kein unabhängiger Marktdurchschnitt, und die Plattformlogik dahinter zeigt eher die Bandbreite als eine feste Rendite. Entscheider sollten Maßnahmen deshalb nach Eingriffstiefe, Datenreife, Einsparnachweis und Wiederholbarkeit im Portfolio vergleichen.

Wann geht Betriebsoptimierung vor Sanierung?

Betriebsoptimierung geht der Sanierung dann voraus, wenn die Anlage funktionsfähig, aber unklar oder überversorgt gefahren wird und die Datenbasis fehlt. Der Handlungsdruck ist real: 60 Prozent des Wohngebäudebestands stammen aus Baualtersklassen bis 1979, und der Gebäudesektor verfehlt seine Klimaziele weiterhin deutlich. Sinnvoll ist es deshalb, zuerst die Überversorgung zu senken und reale Betriebsdaten zu sammeln, bevor Investitionsentscheidungen über Wärmeerzeuger, Heizflächen oder Hülle fallen.

Wissenswert: Der hydraulische Abgleich nach GEG verlangt, die Heizflächen auf eine möglichst niedrige Vorlauftemperatur zu prüfen. Genau diese Absenkung macht ein Gebäude erst bereit für eine spätere Wärmepumpe, weshalb Optimierung und Sanierung ineinandergreifen.

Die Grenzen sind ebenso klar zu benennen: überalterte Erzeuger, nicht einstellbare Hydraulik, fehlende Niedertemperaturfähigkeit und bauliche Defizite. Auch der Komfort setzt eine Schranke. Jedes Grad weniger Raumtemperatur spart zwar rund 6 Prozent Energie, ungenutzte Räume sollten aber nicht unter 16 Grad auskühlen, sonst droht Schimmel. Optimierung ist damit ein Erkenntnis- und Effizienzschritt für bessere Investitionen, keine Absage an die Sanierung.

Mit Bestandsdaten zur nächsten Investition

Der Wert der Heizungsoptimierung entsteht dort, wo kurzfristige Verbrauchssenkung, belastbare Datenbasis und Investitionsvorbereitung zusammenlaufen. Wer erst Transparenz schafft, dann automatisiert regelt und danach gezielt investiert, trifft teure Erzeuger- und Hüllenentscheidungen auf Grundlage echter Betriebsdaten statt auf Basis von Annahmen.

Realistisch bleibt dabei der Erwartungshorizont: Marktwerte von 10 bis 20 Prozent und Praxisfälle über 30 Prozent zeigen die Spannbreite, doch jedes Ergebnis hängt an Anlagenzustand, stabiler Nutzung und sauberer Hydraulik. Die KUGU Energieplattform verbindet diese drei Elemente: KUGU VIS liefert die Transparenz, KUGU EOS übernimmt die automatisierte Optimierung, ganz ohne bestehende Heizsysteme zu ersetzen.

Der konkrete nächste Schritt ist eine portfoliofähige Aufnahme von Anlagen-, Zähler-, Temperatur- und Verbrauchsdaten. Auf dieser Basis lassen sich Maßnahmen nach Eingriffstiefe und Einsparnachweis priorisieren und wiederholbar über viele Liegenschaften ausrollen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche GEG-Pflichten gelten für Heizungsoptimierung im Mehrfamilienhaus?

Für wasserführende Anlagen in Gebäuden mit mindestens sechs Wohn- oder Nutzungseinheiten gelten nach GEG mehrere Pflichten. Ältere Anlagen, die vor dem 1. Oktober 2009 eingebaut wurden, sind bis 30. September 2027 zu prüfen und zu optimieren. Beim Einbau einer neuen wasserführenden Anlage kommt ein verpflichtender hydraulischer Abgleich dazu. Prüfung, Optimierung und Abgleich sind dabei getrennte Anforderungen.

Können große Wohnungsunternehmen BAFA-Förderung für Heizungsoptimierung einplanen?

Nur eingeschränkt. Der Grundfördersatz für Heizungsoptimierung beträgt 15 Prozent, mit iSFP-Bonus zusätzlich 5 Prozent, ab einem förderfähigen Mindestvolumen von 300 Euro brutto. Entscheidend für Portfolios: Die Förderung zur Anlageneffizienz gilt bei Wohngebäuden nur für Bestandsgebäude mit höchstens fünf Wohneinheiten. Größere Mehrfamilienhäuser sollten BAFA-Zuschüsse deshalb nicht pauschal in den Business Case einrechnen.

Wie lange dauert ein hydraulischer Abgleich im Bestand?

Für ein Einfamilienhaus nennt Co2online etwa 1,5 Stunden Datenaufnahme, rund 4 Stunden Berechnung und ungefähr 5 Minuten Einstellarbeit je Heizkörper, wenn keine Bauteile getauscht werden müssen; üblich sind zwei Termine. Auf größere Gebäude lässt sich das nicht linear übertragen. Heizkörperzahl, notwendiger Bauteiltausch und Objektgröße bestimmen die tatsächliche Dauer.

Welche Daten braucht digitales Heizungsmonitoring für Bestandsanlagen?

Nötig sind vor allem Verbrauchswerte, Zählerstände, Temperaturdaten, Anlagenverhalten, Einstellwerte und Störungsdiagnosen. Diese Kategorien erfasst etwa KUGU VIS in Echtzeit und ergänzt sie um mehr als 20 Kriterien für die Anlagendiagnose. Erst aus dieser Grundlage entsteht eine witterungsbereinigte Baseline, die den Einsparnachweis und die Priorisierung von Maßnahmen im Portfolio überhaupt möglich macht.

Kann digitale Heizungsoptimierung ohne Heizungstausch starten?

Ja. In Praxisfällen wurde die bestehende Anlage ohne baulichen Eingriff digital angebunden, in Berlin-Rudow innerhalb weniger Stunden mit rund drei Tagen Messdaten zur Kalibrierung. Voraussetzung für belastbare Ergebnisse sind allerdings ein stabiler Nutzungszustand und keine gravierenden hydraulischen Mängel. Instabile Nutzung und ungeordnete Hydraulik begrenzen die erreichbare Einsparung spürbar.

Wann reicht Heizungsoptimierung im Bestand nicht mehr aus?

Betriebsoptimierung stößt an ihre Grenze, wenn der Wärmeerzeuger überaltert ist, die Hydraulik sich nicht mehr einstellen lässt oder die Heizflächen keine niedrige Vorlauftemperatur zulassen. Auch bauliche Defizite und Komfortkonflikte setzen eine Schranke. Dann senkt Optimierung zwar weiter den Verbrauch, ersetzt aber nicht den Wechsel des Erzeugers, die Anpassung der Heizflächen oder Maßnahmen an der Gebäudehülle.